Как вести учет в 1с бухгалтерия. Учет товаров на малых предприятиях. Первый способ - суммовой учет. Наименование на английском языке

Организация бухгалтерского учета сейчас на любом предприятии производится с помощью специальных программ. Одной из самых популярных является «1С», которая имеет множество специализированных версий.

Изучаем основы

Учет с помощью специализированного программного обеспечения не является довольно сложной процедурой и значительно облегчающет работу бухгалтера. Сегодня практически каждая отдельная организация имеет собственную доработанную версию 1С, которая адаптирована под конкретные цели предприятия.

Начать работу с данным программным обеспечением следует с:

• изучения основных бухгалтерских и других специализированных понятий;
• определения основных функций конкретной программы. Для этого следует изучить основной интерфейс и значение конкретных кнопок, форм и других функциональных особенностей.

Сложностью учета в данных видах систем является количество и движение определенного товара, денег, материалов и т п. Поэтому следует обязательно понять, каким образом добавлять, удалять, осуществлять любое движение товаров на складе, как редактировать и проводить основные финансовые операции.

Ведем складской учет

Рассмотрим, как используется 1С для контроля движения товаров на складе. Здесь существует несколько особенностей, которые следует учитывать при изучении программы:

1. Приложение дает возможность контролировать наличие товаров на складе. При этом существует несколько функций, позволяющих проводить полный переучет, а также контроль остатков по определенной номенклатуре. Изучать это надо постепенно, чтобы понять, какая функция за что отвечает.
2. Следующим шагом в изучении является контроль поступления или отгрузки товаров. Обязательно следует научиться добавлять или удалять конкретные поля, которые либо прибыли на склад, либо уехали. В основном программа делает это самостоятельно, но вам следует правильно проводить такие процедуры и вводить данные в определенные формы.
3. Возвраты товаров — это одна из частых процедур для больших предприятий. Изучение оформления данной процедуры должно происходить после того, как вы овладеете основными навыками работы с данной программой.

При ведении учета в 1С следует предварительно изучить основные процедуры, которые проводятся на предприятии. Также обязательно следует знакомиться с ней в ходе консультаций с опытными сотрудниками или определенными специалистами.

Подробнее о ведении складского учета в программе 1С — в этом ролике:

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Управленческий учет в 1С реализован в виде нескольких возможностей. Подробнее об этих возможностях и нюансах организации управленческого учета в 1С поговорим в нашей статье.

Общие характеристики программных продуктов в 1С

Российская компания «1С» ведет свою деятельность с 1991 года. Название «1С» образовано от словосочетания «1 секунда» — именно столько требовалось для получения запрошенной информации с помощью первой программы, созданной основателями.

Наиболее известными продуктами 1С стали учетные системы различного назначения.

Современные программные продукты 1С для ведения учета обычно построены по принципу «оболочка и база данных».

Оболочка — технологическая платформа, система объектов и механизмов управления ими. В свою очередь, объект — это составной элемент, кусочек мозаики, который необходим для построения нужной картинки — конфигурации. Все возможные кусочки мозаики и составляют оболочку. Прикладное решение (конфигурация) выбирает нужные для прикладного решения объекты, по которым оболочка создаст информационные структуры и будет работать с внесенными в них данными заранее определенным образом.

База данных — совокупность информации, хранимой в системе, структурированная и управляемая с помощью технологической платформы. В версии 1С 8.2 есть новшество — объект «Внешние данные», с помощью которого можно напрямую подключаться и к внешним источникам информации (данных).

Подобное устройство — секрет успеха 1С. С такой технологией разработчику остается только выбрать те кусочки мозаики (объекты), которые отвечают запросам пользователя, и получить картинку-конфигурацию, решающую поставленную задачу.

Управленческий учет, встроенный в специализированный модуль программы

Устройство программы способствует 2 основным вариантам реализации управленческого учета в 1С :

• когда в специализированную конфигурацию (например, зарплатную или складскую) добавлены элементы управленческого учета, т. е. выбраны кусочки мозаики, которые дадут цельную картину по выбранному направлению (персоналу или запасам);
• когда конфигурация изначально построена для реализации управленческого учета, т. е. все возможные элементы мозаики, необходимые для создания картинки, по которой можно принимать управленческие решения, включены в конфигурацию.

Рассмотрим 1-й вариант на примере «1С: ЗУП» («Зарплата и управление персоналом»).

Как можно понять из пояснений выше, данная конфигурация является специализированной. Помимо обслуживания бухгалтерских нужд, в нее добавлены объекты, позволяющие выполнять управленческие функции.

Например, помимо справочников «Сотрудники» и «Штатное расписание», есть возможность формирования справочника «Вакансии». Для каждой вакансии можно указать требуемые параметры (например, по заявкам руководителей подразделений) и описание рабочего места, после чего можно сформировать «Кадровый план» (какие сотрудники и куда нужны).

Следующая функция — «Набор персонала», позволяющая вводить в систему информацию о соискателях с упорядочиванием сведений по нужным параметрам. Это позволяет анализировать эффективность затрат на набор персонала и работу кадровой службы.

По принятым сотрудникам формируются карточки в справочнике «Сотрудники», и в «Кадровом плане» их рабочие места перестанут быть вакантными.

В отношении работающих сотрудников предусмотрены функции:

• «Управление компетенциями», позволяющая оценивать сотрудников и проводить аттестацию.
• «Управление обучением», дающая возможность определить потребности в обучении, составить учебный план и организовать учебу.
• Еще одна функция, «Планирование занятости», может пригодиться для тех сотрудников, которым полагаются высвобождение рабочего времени и отпуск в связи с учебой. Помимо этого, функция позволяет планировать совещания, встречи, презентации и даже пространственно-временные параметры, например использование сотрудниками переговорных помещений по графику.

• «Управление мотивацией» позволяет рассчитать в первую очередь финансовые стимулы путем анализа взаимосвязи доходов сотрудников и результатов их деятельности.

Таким образом, используя управленческие возможности «1С ЗУП», можно почти полностью автоматизировать формирование управленческой информации для кадровых решений, повысив при этом оперативность и полноту информации, а также эффект от самих решений. Достигается это с помощью включения в конфигурацию соответствующим образом подобранных объектов платформы.

Решения для управленческого учета в 1С

При 2-м варианте управленческого учета в 1С также существует несколько прикладных решений. Обычно решение выделяется применительно к специфическому виду деятельности, например «1С-Рарус: Управление рестораном». Объединяет эти конфигурации принцип построения: в них использованы все управленческие кусочки мозаики, что в итоге дает комплекс функций, охватывающий все ключевые моменты учета и управления организацией или группой организаций.

Наглядно это можно увидеть на примере «1С: УПП» («Управление производственным предприятием»).

Факт хозяйственной деятельности регистрируется 1 раз — в документе, в полях которого проставляется вся необходимая информация (признаки), позволяющая системе далее классифицировать ее по соответствующим видам учета и отчетов: бухгалтерскому, налоговому и управленческому. Это обеспечивает:

• сопоставимость учетных данных;
• независимость учетных данных одной системы учета от другой;
• совпадение суммовых и количественных показателей в случае, если нет причин для расхождений (например, из-за разницы в учетных политиках);
• выявление расхождений и их влияния, если расхождения имеют место.

В решение «1С: УПП» также входит комплект интерфейсов и система доступов, позволяющая конкретному пользователю видеть или вводить именно те данные, которые ему нужны. То есть менеджер, анализирующий вверенный ему участок, например сбыт, не будет вынужден блуждать в лесу из бухгалтерских проводок и обороток. Настройка его рабочего места сразу позволит получить управленческие данные в нужной группировке и аналитике. А конструктор отчетов позволит представить информацию сразу в требуемом формате.

Отдельные элементы внутреннего контроля также заложены на автоматическом уровне. Например, при вводе расходного кассового ордера система может автоматически проверить:

• наличие заявки на выдачу;
• доступность средств (с учетом других текущих заявок);
• состояние взаиморасчетов с получателем;
• соответствие расхода установленному бюджету.

Нюансом, следующим из такого устройства системы, является необходимость подстройки внутрифирменной среды к функциям системы. Например, чтобы программа проверила наличие правильно оформленной заявки на выдачу наличных, должен существовать внутрифирменный регламент, обязывающий ответственных лиц такую заявку создавать и визировать. А чтобы автоматически уточнялось соответствие наличного расхода бюджету, в управленческий учет в «1С: УПП» должна быть введена необходимая информация о рабочем бюджете на текущий период (что тоже обеспечивается локальными актами предприятия).

Зато после всех отладок у любого лица, отвечающего за принятие управленческих решений, появляется надежный инструмент сбора и обработки необходимых данных и их представления в наиболее удобном для него формате.

Таким образом, путем включения в картину всех управленческих кусочков мозаики в «1С: УПП» создано единое информационное пространство, в котором отображены все бизнес-процессы предприятия, что позволяет получать полную и оперативную информацию для принятия управленческих решений.

Итоги

Управленческий учет в 1С может быть реализован 2 основными путями:

• дополнением программного решения управленческим функционалом;
• созданием единой информационной системы, обеспечивающей управленческий учет во всех аспектах.

Выбор предприятием той или иной конфигурации зависит от поставленных перед менеджментом задач, масштабов и специфики деятельности предприятия.

Пошаговая инструкция по процессу учета простого производства в 1С Бухгалтерия 8.3.

Обычно весь производственный учет сводится к нескольким этапам:

1. оприходование материалов
2. передача их в производство
3. возврат из производства готового изделия
4. расчет себестоимости продукции

Поступление товара и ввод спецификации продукции

Как говорится, театр начинается с вешалки, а процесс производства, как не крути, начинается с хорошо известного документа «Поступления товаров и услуг«. Только приходовать будем материалы.

Описывать оформление документа поступления не будем (материалы приходуются на 10-й счет).

Производить будем светильник светодиодный «СИУС-3000-CXA». Заведем в справочнике 1С «Номенклатура» новую номенклатурную единицу с одноименным названием.

Теперь нужно указать, из чего будет производится светильник, а точнее создать спецификацию изделия (подробнее о спецификациях ознакомьтесь в статье Комплектация номенклатуры в 1С). Раскрываем в карточке товара раздел «Производство» и создаем новую спецификацию:

Из чего состоит светильник - определились, нужные комплектующие оприходованы и лежат на складе. Можно начать производственный процесс в 1С 8.3. Рассмотрим вкратце, как это происходит, и какие документы придется создать.

Для списания материалов в собственное производство в программе 1С обычно используется два документа:

• Требование-накладная служит для отражения общехозяйственных и общепроизводственных затрат. При этом расходы распределяются на продукцию с помощью регламентной процедуры «Расчет себестоимости» при «Закрытии месяца».
• Отчет производства за смену позволяет распределять прямые затраты (материалы и услуги) на конкретные позиции готовой продукции, которые фиксируются на вкладках «Материалы» и «Услуги».

Ни в коем случае не стоит оформлять сразу два этих документа.

Требование-накладная: передача материалов в производство

Передадим материалы в производство на 20-й счет. При этом со склада они соответственно спишутся.

Для передачи материалов со склада в производство предназначен документ «Требование-накладная». Заходим в меню «Производство», и нажимаем ссылку «Требования-накладные».

Документ «Требование накладная» используется когда необходимо списывать материалы, которые нельзя привязать к конкретной продукции. Пример таких материалов - канцтовары, ГСМ, расходные материалы и прочие общепроизводственные или общехозяйственные затраты.

Создаем новый документ. Заполняем необходимые реквизиты шапки. В табличную часть документа подбираем нужные для производства материалы согласно спецификации. Количество может быть и больше, главное, чтобы хватило на производство запланированного объема продукции:

Проведем документ и посмотрим, какие проводки он сформировал в 1С:

Фактически, данный документ формирует (не считая косвенных затрат) себестоимость продукции, то есть с 10 счета переводит затраты на 20.01.

Для отражения прочих, косвенных издержек, в шапке документа «Требование-накладная» нужно убрать флажок «Счета затрат на закладке «Материалы»». Тогда появится еще одна закладка «Счет затрат». Указав его, можно списать расходы, не связанные на прямую с производством, но участвующие в формировании себестоимости.

Документ «Отчет производства за смену» чаще всего используется для отражения прямых затрат на производство конкретной единицы готовой продукции.

Заполняем шапку нового документа и переходим к табличной части «Продукция». Добавляем из справочника «Номенклатура» заведенный ранее светильник «СИУС-3000-CXA». Указываем количество и плановую цену. Почему плановую?

Потому, что точную себестоимость светильника мы пока не знаем, она сформируется позже, в конце расчетного периода, а именно в конце месяца регламентной процедурой «Закрытие месяца«.

Далее указываем счет учета 43 – готовая продукция и выбираем спецификацию (у каждого готового изделия может быть несколько спецификаций, в зависимости от наличия тех или иных материалов или модификации изделия):

На закладке «Услуги» отражаются услуги, оказываемые сторонними контрагентами и связанные с производственным процессом. Добавим сюда, например услугу по доставке материалов.

На закладке «Материалы», нажав кнопку «Заполнить», перенесем в табличную часть материалы из выбранной спецификации. Количество рассчитается автоматически исходя из указанного объема выпуска готовой продукции:

Обратите внимание! Если уже списали материалы с помощью документа «Требования накладная», списывать его второй раз его не требуется. В противном случае у вас дважды спишутся материалы.

Проводим отчет за смену и смотрим, что он нам сформировал:

Переходим к подведению итогов. При проведении документа «Требование-накладная» формируются обороты по дебету 20-го счета. Это то, что «пошло» в производство.

Так же в результате наших действий со склада, с 10-го счета, списаны материалы. И в то же время на складе, на 43-м счете появилась готовая продукция – светодиодный светильник » СИУС-3000-CXA».

Как упомянуто выше, разница между дебетом и кредитом 20-го счета (то есть фактическая себестоимость) закрывается регламентной процедурой «Закрытие месяца».

По материалам: programmist1s.ru

1. Регулярно создавать копии информационных баз

Об этом всё время говорят специалисты 1С, все знают это правило, но, к сожалению, далеко не все его соблюдают. Жаль, если запоминать об обязательности регулярного копирования базы 1С приходится на основании своего горького опыта. Поверьте, те клиенты, которые хотя бы раз восстанавливали учет при утрате базы, навсегда запоминают, как важно это правило.
В каких случаях вам могут помочь копии базы:
- физической поломки компьютера/сервера;
- заражения вирусами;
- повреждения самой информационной базы 1С;
- «неожиданного» изменения данных в информационной базе (если вы вдруг обнаружили, что почему-то изменились данные прошлых периодов, есть возможность восстановить копию и сравнить информацию, найти причины расхождений).

Создавать копии можно разными способами: выгружать вручную (подробно о том, как это сделать, я рассказывала в статье «Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать ») или использовать специальные программы для автоматического копирования. Но в данном случае необходимо помнить, что для того, чтобы защитить базу от вирусов и физической поломки компьютера, необходимо хранить копии базы на каком-то другом носителе, например, подключать внешний диск или флешку, выгружать базу и отключать диск. Однако каждый день действовать таким образом очень неудобно, поэтому лучший вариант – это подключить сервис 1С: Облачный архив. В этом случае, копии вашей базы будут создаваться автоматически и храниться за пределами вашей локальной сети – в облаке. В случае поломки или заражения вирусами, можно будет в любой момент восстановить копии с другого компьютера и начать работу. Если вы хотите узнать подробности о подключении данного сервиса, который также входит в состав комплексного договора на сопровождение 1С: ИТС, то заполните форму заявки , мы обязательно вам перезвоним и все подробно расскажем.

2. Устанавливать дату запрета редактирования
После того, как вы сдали отчетность, необходимо закрыть период для редактирования, чтобы предотвратить случайное изменение данных. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для этого необходимо перейти на вкладку «Администрирование» и выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».

Затем разворачиваем пункт «Регламентные операции», ставим галочку возле даты запрета изменения и нажимаем на ссылку «Настроить».

Указываем дату – последний день закрываемого периода.

3. Закрывать документы «крестиком»
Приобретите полезную привычку – закрывать документы «крестиком» в том случае, если вы открыли их просто посмотреть. Очень часто я сталкиваюсь с ситуацией, когда бухгалтер формирует ОСВ, разворачивает до карточки счета, чтобы узнать детальную информацию, открывает необходимый документ, чтобы посмотреть, а потом закрывает его по нажатию на кнопку «Провести и закрыть» или «ОК». В данном случае документ перепроводится, суммы в проводках могут измениться, последовательность проведения документов сбивается. А потом при закрытии очередного месяца бухгалтера ожидает сюрприз – программа в сентябре «хочет» перепровести все документы с января или даже с прошлого года. Чтобы такого не происходило, нужно обязательно устанавливать дату запрета редактирования и не перепроводить лишний раз документы без необходимости, а закрывать их просто «крестиком».

4. Не переименовывать элементы справочников и внимательно изменять их настройки

Почему этого нельзя делать или нужно делать очень аккуратно? Необходимо понимать, что внесенные изменения затронут весь период ведения учета в программе. Например, если вы изменили наименование контрагента, то во всех печатных формах, в том числе и более ранних документов, будет выводиться новое наименование. Чтобы этого не происходило, в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для изменения наименования есть специальная ссылка «История», где можно указать, с какой даты действует новое значение.

Также нужно помнить, что, например, изменение настроек справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы» может привести к изменению финансовых итогов после закрытия месяца и данных в регламентированных отчетах. Об одной подобной ситуации, произошедшей у моих клиентов, я рассказывала в статье «Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов? ».

5. Регулярно обновлять информационные базы и анализировать изменения
Обновления программ 1С в настоящее время выпускаются достаточно часто, а устанавливать их нужно последовательно, поэтому нужно обязательно поддерживать ваши базы в актуальном состоянии, чтобы избежать авральных ситуаций в отчетный период. Ведь может оказаться так, что вам будет срочно нужна новая отчетная форма, которые выходят с завидной регулярностью, а запущенная ситуация с обновлениями может сильно потрепать нервы. В том случае, если вы работаете в 1С через интернет или у вас заключен договор сопровождения с нашими партнерами, вам не нужно будет беспокоиться о данном вопроса. Если же вы самостоятельно обновляете свои базы, то, пожалуйста, уделяйте должное внимание данному серьезному вопросу.
Также будет полезным интересоваться итогами прошедшего обновления, ведь в программе постоянно появляются новые функции, меняются алгоритмы работы. Чтобы быть в курсе всех событий, можно перейти на вкладку «Администрирование», выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».

6. Не дублировать записи в справочниках, пользоваться сервисом 1С: Контрагент
Бывает так, что, не найдя какого-то контрагента в справочнике, пользователи добавляют нового, хотя на самом деле искомый контрагент в базу уже внесен, но с какими-то ошибками в наименовании, ИНН или необходимые поля просто не заполнены. Также случается, что контрагенты задваиваются при загрузке выписок из банка по тем же причинам. В этом случае начинаются проблемы с зачетом авансов, разъезжается сальдо по 60-м и 62-м счетам, появляются проблемы с расчетом НДС с авансов и оплатой расходов для попадания в КУДиР при УСН. Для того, чтобы предотвратить такие ситуации, я рекомендую пользоваться сервисом 1С: Контрагент, который автоматически заполнит всю необходимую информацию корректно, и регулярно следить за порядком в ваших справочниках.

7. Не нумеровать документы и справочники вручную
В программе предусмотрены определенные алгоритмы автоматической нумерации документов. В том случае, если вы решите в них вмешаться, исправить какой-то номер, например, добавив в него косую черту или какие-то другие символы, то будьте готовы к тому, что за нумерацией в дальнейшем придется следить также вручную.

8. Включить отображение счетов учета в настройках
По умолчанию, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 отключено отображение счетов учета в документах. Но я считаю, что бухгалтер обязан «держать руку на пульсе» и постоянно контролировать корректность ввода первичных документов, не доверяя программе полностью заполнение таких важных реквизитов, как счета учета. Поэтому обязательно включаем отображение счетов учета в документах и следим за тем, чтобы материалы поступали на 10 счет, а не на 41-й. Для этого переходим на вкладку «Главное», пункт «Персональные настройки».

Ставим галочку «Показывать счета учета в документах».

9. Корректно использовать субсчета для 60-х счетов
Я уже много раз говорила о том, как важно корректно использовать счета учета авансов – 60.02 и 62.02, и как важно контролировать состояние взаиморасчетов на 60-х счетах. Сейчас я решила вынести этот пункт в отдельное правило, которое также необходимо соблюдать. Не стоит спорить с программой, пытаясь навязать ей своё мнение, что данные счета не нужны, вы все равно проиграете в этом споре, получив в ответ бардак в учете.
Подробно этот вопрос я разбирала в одном из своих видеоуроков «Как навести порядок на 60 счете в программах 1С »

10. Не изменять самостоятельно план счетов
В том случае, если вы решаете добавить свои счета в план счетов, то нужно быть готовым к тому, что это повлечет за собой определенные трудности. Например, один раз ко мне обратились со следующей проблемой: «Решили навести порядок в учете основных средств и добавили субсчета к счету 01 в соответствии с группами ОС, после этого перестала начисляться амортизация». При добавлении субсчетов к 20 счету возможны проблемы с закрытием месяца, а субсчета к ряду других счетов не попадут в баланс - актив и пассив не сойдутся.
Очень часто, вопрос можно решить другим способом, не изменяя план счетов, а если это все-таки потребуется, то необходимо обратиться к помощи специалистов, которые смогли бы оценить последствия и внести необходимые изменения, обеспечив корректную работу программы.
Этот вопрос также подробно я разбирала в своей статье «Добавление своих счетов и субсчетов - нужно ли это делать и какие могут быть последствия ».

11. Минимизировать ручные проводки и корректировки
Я всё время призываю максимально отказаться от ручных операций и корректировок движений документов. В настоящее время учет в 1С: Бухгалтерии 8 автоматизирован достаточно хорошо и необходимость в ручных проводках возникает не так часто.
Дело в том, что далеко не всегда самостоятельно можно сделать проводки корректно, например, на картинке ниже приведена попытка ручной операцией закрыть авансы поставщику, но третье субконто («Документы расчетов») не заполнено. Такая корректировка может только усугубить ситуацию с взаиморасчетами, а никак не разрешить её.

На эту тему я также публиковала подробную статью, с которой очень рекомендую ознакомиться: «Ручные проводки - почему 8-ка их "не любит"? »

12. Корректно сторнировать документы
Для того, чтобы отсторнировать движения документа, необходимо создать специальную операцию с видом «Сторно документа».

Ни в коем случае нельзя просто формировать проводки вручную, ведь помимо записей по бухгалтерским счетам, программа отражает информацию в различных регистрах, необходимых, например, для расчета НДС. Если же вы сторнируете не весь документ, а исправляете что-то вручную, то исправления также нужно делать и для всех остальных регистров.

Оперативное получение информации из контролирующих органов об изменении статусов отчетов и поступивших требованиях - не выходя из программы есть возможно оперативно видеть изменение статуса отчета, быстро узнать о его приеме или возврате с ошибками, также есть возможность получать требования от контролирующих органов и сразу отвечать на них.

Всегда легко можно найти последнюю версию отчета, которая действительно была отправлена – вот это очень важный пункт! Ведь бывают такие ситуации, когда в попытках, наконец, собрать информацию в итоговый отчет создается несколько копий одной формы, данные меняются, сохраняются, а потом очень сложно найти тот вариант, который действительно был отправлен. А особенно актуальным это становится в том случае, если необходимо подготовить корректирующий документ. Приходится долго и нудно сверять информацию вручную, тратя драгоценные минуты рабочего времени. Если же вы отправляете отчеты напрямую из 1С, напротив искомого варианта будет указано, что отчет сдан, долгие поиски не потребуются.

Давайте дружить в