Примеры срочных но неважных дел. Составляем перечень важных, но не срочных дел. Что такое матрица Эйзенхауэра

На самом деле, существуют инструменты, которые помогают расставить приоритеты и успеть сделать важное. Один из них — матрица Эйзенхауэра: метод, проверенный многими успешными в своей жизни людьми. Руководители компаний используют ее для планирования и мониторинга собственной активности и активности своих подчиненных. Но она так проста и эффективна, что ее можно рекомендовать даже домохозяйке, создающей дизайн своей квартиры.

Потренировавшись несколько раз, вы будете почти автоматически «раскидывать» задачи на важные и срочные, на те, что можно сделать позже, и те, которые Должны занимать гораздо меньше вашего внимания. Если позволить себе пафосный слог, то матрица позволяет в рутине нескончаемых срочных дел не забыть про собственную жизненную миссию.

Конечно, каждый по-своему понимает и использует этот инструмент.

Ниже — один из вариантов эффективного использования матрицы. , пробуйте и успевайте все, что для вас важно!

Как построить:

Разбейте поле на 4 квадранта:

Задачи А «Срочно — Важно» (эдакий квадрант «Проснулся!» или «Пожар!»).

Задачи Б «Не срочно — Важно» (ключевой, основной рабочий квадрант, в котором не только достигаешь качественного результата, но и развиваешься, делегируешь, празднуешь успех и т. д.).

Задачи В «Срочно — Не важно» (это вся суета, которая и не наша часто, а делаем-таки, осознанно или потому что «так повелось»?).

Задачи Г «Не срочно — Не важно» (это вообще пустое: решать эти задачи — то же, что отвечать на откровенный спам).

Что «Важно»?

Организация, в которой мы работаем, определила эти задачи до нас и за нас. Это, собственно, те задачи, ради исполнения которых нас и пригласили работать в компанию: наши должностные обязанности, задачи, которые ставит нам непосредственный (административный) руководитель или руководитель проекта, в котором мы участвуем. Это не ваше личное понимание: важно это во вселенском масштабе или нет?

Все более прозаично: важно то, ради чего вас позвали на эту позицию. И если каждый будет выполнять эти задачи, всем будет счастье.

А что «Срочно»?

То, что имеет вполне определенный срок. Чаще всего срочно — когда срок уже оооочень близко.

Как выглядит Матрица?

Что можно сделать прямо сейчас?

Выполните простое упражнение:

1. Перечислите все цели и задачи, которые вы планируете выполнить. Список должен быть пронумерован.

2. Проранжируйте каждое дело по шкале от −5 до 5 в категориях «Срочность», «Важность» в таблице 1. Большие цели («Слонов») делите на отдельные задачи («Бифштексы») и присваивайте ранг «Срочность» и «Важность» каждому отдельному «бифштексу».

3. В таблице 2 распределите все дела по полю, исходя из рангов Срочности и Важности.

4. Определяйте приоритетность задач, двигаясь по полю от правого верхнего угла («Срочно — Важно») к левому нижнему углу («Не срочно — Не важно»).

5. Выполняйте согласно приоритетам.

6. Наслаждайтесь порядком и успехом. Ведь Успех — это еще и успеть.

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными .

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

• A – срочные и важные
• B – важные, но не срочные
• С- срочные, но не важные
• D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра , но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

• Срочные и важные – не допускать
• Срочные и неважные – делегировать
• Несрочные и важные – делать
• Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации . Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи . Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список .

Разобрать вещи . Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы . Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

Слово "приоритет" происходит от латинского "prior", что означает "первый" или "старшей". Приоритетными мы называем дела, которые важнее остальных. Для продавщицы из нашего примера, самое главное дело - обслуживание покупателей. Для бухгалтера основные обязанности важнее, чем выбор бумаги. Строителю же нужно в первую очередь обеспечивать бригаду раствором, а не заниматься ерундой.

Наши дела имеют разный приоритет. Одни очень важные и значит их нужно выполнять в первую очередь, другие - вторичны, третьи почти не важны. А некоторые лучше не делать совсем, поскольку от них вреда больше, чем пользы.

Есть люди, которые хронически не отличают важное от неважного. Их можно условно разделить на три группы:

Людей с низким интеллектом в нашем обществе не так уж мало и главный их признак - неумение расставлять приоритеты. И чем ниже умственные способности, тем труднее человеку отличить важное от неважного.

Впрочем, такие люди не виноваты в своем несчастье. И если они попались вам, скажем, в качестве подчиненных, то достаточно им время от времени терпеливо объяснять, "что такое хорошо и что такое плохо".

2. Бюрократы

Таки люди настолько благоговеют перед документами и писаными правилами, что напрочь забывают о человеке. Они неделями гоняют вас за неведомыми бумажками, которые устарели еще при Брежневе, и лишь по недоразумению не вышли из бюрократического оборота.

Воздействовать на них сложно. Впрочем, они тоже люди и если они вошли в ваше положение, то дела решаются куда быстрее. Также у них есть свои страхи и самый главный из них - страх перед ответственностью.

Лентяй способен часами заниматься пустяками, лишь бы не приступать к важному, а потому и неприятному делу. Если он собрался писать отчет, то подолгу выбирает шрифт в текстовом редакторе, или наводит порядок в ящиках стола. И если первых две группы не понимают, что занимаются ерундой, то лентяи в глубине души все отлично осознают и сами себя за это презирают.

Объяснять им что важно, а что нет - не нужно, они сами это знают. Обращайтесь с ними, как с обычными лентяями - обещайте награду, взывайте к совести и угрожайте карами.

Если вдруг у вас самих на работе возникли трудности с расстановкой приоритетов, помните, что критерий важности - это ваше Дело. И если оно - обслуживать покупателей, то поставить товар на место - занятие второстепенное.

В повседневной жизни критерием важности выступает целесообразность. Если вы преследуете какую-то цель, то подумайте: насколько это занятие способствует ее достижению?

Например, если ваша цель - написать картину маслом, то процесс творчества будет более приоритетным, чем общение в социальных сетях. А если же это общение мешает основному занятию, то оно считается вредным.

Если у вас несколько целей, то расставьте их в порядке важности, и уже после этого решите, чем и когда вы займетесь.

Надеемся, что для вас не составит труда отличить важное дело от неважного. Остается пожелать, чтобы люди, с которыми вы встречаетесь в повседневной жизни, тоже владели этим "искусством".

В тайм-менеджменте дела разделяют на 4 типа по приоритетности. Не спешите говорить “я знаю”, конечно, это все знают. Тем не менее, я продолжаю писать о своём, другом подходе к тому, что все знают.

1. Важные и срочные (необходимые дела).
2. Важные, но несрочные (сбалансированность).
3. Срочные, но неважные (иллюзорность).
4. Неважные и не срочные (расточительство).

Все, кто знаком с тайм-менеджментом, знают, что в первую очередь нужно делать дела, которые важны. Срочность на втором месте. Важность и срочность для всех – это совершенно разные вещи по сути и по степени. Вот почему просто прочитав или прослушав про сухие правила тайм-менеджмента, не углубившись в тему, результата эффективного поведения не получите ни у себя, ни у других. Вот почему я начал разговор об этой теме с внутренних ценностей, которые нами движут и руководят и определяют что для нас важно и что для нас срочно.

Руководитель может считать, что его поручение важное и срочное, а исполнитель считает, что ничего не случится, если оно и подождёт. Исполнителю важнее в данный момент поговорить по телефону или залезть в интернет по своим делам. Не имея одинакового представления и понимания о ценности, нельзя достичь желаемого результата. Ценность, а значит важность, должны осознавать оба.

1. Дела важные и срочные.

Если заниматься только необходимыми делами, можно достичь своих целей быстро и эффективно, но появится разочарование, огорчение, обида и отвращение. Пропадает эмоциональность. Начинаешь утрачивать контакт с людьми.

Я когда-то на заре становления бизнеса, когда нужно было очень много думать и действовать, а иногда даже не спать, начал терять эмоциональность. Над правым полушарием мозга стал давлеть рационализм левого. Важным был только быстрый результат. Это я заметил и понял, что меня перестало трогать многое, что задевает за душу других: пропал интерес к театру, кино, художественной литературе. Пропала эмоциональность (не путать с безразличием и чёрствостью). Только важные для бизнеса дела. Я тут же начал корректировать этот ущерб. Это делает искусство, которое для этого и существует. Если нет эмоций, значит это не искусство. Оно стало для меня важным.

Сейчас художественную литературу не читаю, просто нет времени и желания – отвык, а насильно этого делать не будешь. Читаю только специальную литературу, но искусство с жадностью поглощаю. Я понял, что мне нужны эмоции определённой направленности, мужские, без соплей. Через час жду по ТВ старый потрясающий фильм “Добровольцы” – этот фильм все знают наизусть, но это не помешает мне получить сильные мужские эмоции вплоть до слезы. Важность этого для себя я поставил сейчас, при выборе приоритетов чем заняться в данный момент времени, а выбор был. Я посчитал, что это для меня важно, а значит нужно. Другому человеку сейчас важно другое и, если его заставить смотреть этот фильм, стимулируя, например, премией в $1000, то он это будет делать, но как?

Степень важности одного и того же для всех может быть разная. В прошлой статье №2 я и начал разговор с внутренних ценностей, которые вы должны определить у себя и обозначить их место в своей душе. И много станет или важным или наоборот – неважным. Руководитель должен определить в подчинённых их внутренние ценности – ориентиры, мотиваторы, рули поведения. Борьба, например, с опозданиями – яркий пример. Только если сотрудник осознает важность для него, а значит необходимость быть на рабочем месте вовремя, он не будет опаздывать. Этим и нужно заниматься. Проще всего и эффективнее загрузить его работой на всю катушку, а не оказывать на него по-тупому постоянное моральное давление. Если он не загружен, то не осознает, почему важно точно в срок быть на работе. Для него это неважно. Депремирование, по моему опыту, – не эффективный метод.

Повторю этот важный для эффективного поведения постулат: нами движут и управляют внутренние ценности, расставленные по приоритетам . Они являются основой мотивации, с ними и нужно работать: выявлять, воспитывать, переформировывать, менять, укреплять.

2. Дела важные, но несрочные.

Почему они на второй позиции? Если важность важнее срочности, то думая будто дело несрочное может подождать, вы загоните себя в цейтнот и оно перейдёт в первую категорию, где, возможно, будут нужны пожарные меры. Важное дело не отбросишь ни сразу, ни потом. Его, как ни крути, придётся сделать. Этим оно и отличается от других дел. Поэтому лучше его не откладывать на потом, а сделать после дел первой категории.

3. Дела срочные, но неважные.

Почему срочные дела идут по приоритету после дел несрочных? Срочность может быть искусственной, может быть сомнительной или даже ненужной. Неважное дело может перестать быть актуальным. Часто бывает, что стоит подождать, и про это дело забудут. Это значит, что оно было неважным, так зачем было спешить его выполнять? Многие опытные бухгалтера или финансовые директора, считая платёжное поручение недостаточно важным, кладут его вниз стопки других поручений или в ящик стола, понимая их недостаточную важность, и по истечение некоторого времени про это все забывают. Деньги не будут потрачены на неважные дела. Это приходит с опытом. Если же руководитель напомнит и даст сигнал, что это важно, то будет другой подход к этому поручению.

Руководителю, убрав высокомерие, нужно всегда не лениться разъяснять исполнителям почему его поручение важно, тогда исполнитель поднимет это поручение по рейтингу в своей иерархии ценностей.

4. Дела неважные и несрочные.

Это просто расточительство своего драгоценного времени. Сюда я не отношу даже отдых, сон или развлечения, которые безусловно важны в определённой степени.

Я себя уже за столько лет так сформировал, что даже выбор поздно за полночь пойти спать или ещё поделать какие-то дела я кладу на чашки весов. И часто перевешивает не сон, под утро ложусь, потому что это переходит в категорию “надо”, т.е. “важно”.

РЕЗЮМЕ.

Из предыдущих “уроков” вы должны были понять, что ваши внутренние ценности – это ваша конституция по образу и подобию американской конституции, где так же перечислены основные ценности (наша конституция – это литература, где ценности нужно искать в куче слов). Пункты 1 и 2 верхнего списка, то что “важно” – это ваши ценности. Чтобы правильно распоряжаться временем и перераспределять дела, повторяю, потратьте время на то, чтобы определить и обозначить в голове свои ценности. Без этого никакой тайм-менеджмент не будет работать. Органайзеры, компьютеры – вторичны для эффективной работы.

Разница между 1 и 2 такая: если подавляющее большинство ваших дел в п.2, то у вас всё стабильно, ровно и вообще всё в порядке. Если в п.1, то вы будете на грани стресса и жизнь станет немила. Наиболее важный п.2.

Но нельзя отказаться от удовольствий и даже безделия. Это у вас, как и у всех, есть и будет. Поэтому п.4 истребить нельзя. Для делового человека п.3 и п.4 – резервы времени. Именно там проще всего найти лишний час, которого всегда не хватает.

В дальнейшем поищем лишний час ещё где-нибудь.